Avtomatizacija ni samo za velika podjetja

Veliko podjetij misli, da avtomatizacija pride v poštev šele takrat, ko imajo veliko ekipo, velik promet ali kompleksen sistem. V resnici pa avtomatizacija pogosto najbolj pomaga ravno manjšim podjetjem, kjer se čas hitro izgublja pri ponavljajočih nalogah.

Če podjetje vsak dan ročno odgovarja na ista vprašanja, prepisuje podatke, preverja statuse, pošilja iste informacije ali izgublja pregled nad povpraševanji, to ni več samo manjša nevšečnost. To je proces, ki podjetju jemlje čas, energijo in priložnosti za rast.

Kdaj je avtomatizacija smiselna

Avtomatizacija je smiselna takrat, ko se določena naloga ponavlja dovolj pogosto, da podjetju jemlje čas. Ni nujno, da gre za zelo napreden sistem. Včasih je dovolj že bolj urejen obrazec, avtomatski odgovor, boljši pregled nad povpraševanji ali sistem za follow-up.

Najpogostejši znaki, da podjetje potrebuje avtomatizacijo:

• stranke pogosto sprašujejo ista vprašanja,

• povpraševanja prihajajo iz več različnih kanalov,

• ekipa izgublja pregled nad statusi,

• odgovori se pošiljajo ročno in prepozno,

• preveč časa gre v naloge, ki bi lahko bile sistemsko urejene.

Če se ista stvar ponavlja vsak teden, obstaja velika možnost, da jo je mogoče vsaj delno avtomatizirati.

Avtomatizacija ne pomeni manj osebnega pristopa

Eden največjih strahov podjetij je, da bo avtomatizacija naredila komunikacijo hladno ali neosebno. To se zgodi samo takrat, ko je sistem slabo postavljen.

Dobra avtomatizacija ne zamenja odnosa s stranko. Pomaga, da osnovne informacije pridejo hitreje, bolj jasno in bolj dosledno. Tako ima ekipa več časa za tiste dele komunikacije, kjer je osebni pristop res pomemben.

Primer: če stranka pošlje povpraševanje, lahko avtomatski odgovor takoj potrdi, da je sporočilo prejeto, razloži naslednji korak in zmanjša negotovost. To ne deluje manj osebno. Deluje bolj profesionalno.

Kje podjetja izgubljajo največ časa

Največ časa se pogosto izgublja pri majhnih nalogah, ki se ponavljajo. Posamezno vprašanje, ročen odgovor ali preverjanje podatkov mogoče ne vzame veliko časa. Težava nastane, ko se to ponavlja vsak dan.

Pogosti primeri so:

• odgovarjanje na ista vprašanja strank,

• ročno pošiljanje informacij po oddaji obrazca,

• prepisovanje podatkov iz obrazcev v tabele,

• izgubljanje povpraševanj med e-maili in sporočili,

• pozabljeni follow-upi,

• nejasen notranji pregled nad nalogami.

Te stvari ne izgledajo velike, ampak skupaj ustvarijo zmedo in nepotrebno delo.

Avtomatizacija mora podpirati proces

Dobra avtomatizacija se ne začne z orodjem. Začne se z vprašanjem, kako proces trenutno poteka. Najprej je treba razumeti, kje se izgublja čas, kje nastajajo napake in kje stranka predolgo čaka na naslednji korak.

Šele potem je smiselno izbrati rešitev. To je lahko avtomatski e-mail, boljši obrazec, CRM pregled, povezava med orodji, interni workflow ali sistem za obveščanje.

Če avtomatiziramo slab proces, dobimo samo hitrejšo zmedo. Zato mora biti proces najprej jasen, potem pa ga lahko poenostavimo.

Povezava med spletno stranjo in procesi

Avtomatizacija je še posebej močna, ko je povezana s spletno stranjo. Če obiskovalec odda obrazec, se lahko podatki pravilno zberejo, razvrstijo in pošljejo naprej. Ekipa lahko dobi jasen pregled, stranka pa takoj dobi informacijo, kaj se zgodi naslednje.

To je pomembno pri storitvah, spletnih trgovinah, rezervacijah, podpori strankam in povpraševanjih. Spletna stran ne sme biti samo mesto, kjer ljudje oddajo sporočilo. Lahko je začetek urejenega procesa.

Ko se spletna stran, marketing in avtomatizacija povežejo, podjetje ne dobi samo več povpraševanj, ampak tudi boljši način, kako jih obdelati.

Kako razmišljamo pri Backline Partner

Pri Backline Partner avtomatizacije ne gledamo kot nekaj zapletenega, kar mora podjetje uporabljati samo zato, ker je moderno. Gledamo jo kot način, kako podjetju prihraniti čas in zmanjšati ročno delo.

Najprej pogledamo, kateri procesi se ponavljajo. Nato preverimo, kje se izgubljajo povpraševanja, kje stranke čakajo predolgo in kje ekipa dela stvari, ki bi jih lahko sistem bolje podpiral.

Cilj ni narediti sistema bolj zapletenega. Cilj je narediti delo bolj pregledno, hitrejše in lažje za ekipo ter bolj jasno za stranko.

Zaključek

Podjetje potrebuje avtomatizacijo takrat, ko se ročno delo začne ponavljati, procesi postanejo nepregledni ali stranke predolgo čakajo na informacije.

Dobra avtomatizacija ne odstrani človeškega pristopa. Odstrani nepotrebno ponavljanje, zmanjša napake in pomaga podjetju delovati bolj profesionalno.

Če niste prepričani, kateri procesi vam trenutno jemljejo največ časa, lahko začnemo z brezplačnim pregledom vašega digitalnega nastopa.